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Mobile Zeiterfassung ermöglicht Transparenz und Kosteneffizienz

Dass Tradition und Moderne kein Widerspruch sein müssen, sondern sich ergänzen können, dafür steht die Firma Eduard Fuchs, Dachdeckerei und Bauklempnerei. Den Leitspruch, handwerkliches Können mit modernen Verfahren zu kombinieren, hat Eduard Fuchs auch in seiner internen Organisation beispielhaft umgesetzt.

Firmenportrait Eduard Fuchs

 

Die Firma Eduard Fuchs Dachdeckerei u. Bauklempnerei wurde 1962 in Düsseldorf vom Eduard Fuchs sen. gegründet. Seit 2002 wird das von der Struktur her klassische Bedachungsunternehmen mit 10 gewerblichen Mitarbeitern von Eduard Fuchs jun. und seiner Schwester gemeinsam geführt.

Eduard Fuchs und seine Mitarbeiter arbeiten ausschließlich im Sanierungsbereich mit der gesamten Bandbreite dieses Berufsbildes: Energetik, Flachdach, Steildach, Fassade, Gebäudeschutz und Wärmeschutz.

Die Besonderheit der Firma ist die Spezialisierung im Bereich des Schallschutzes bedingt durch den Standort in der Nähe des Düsseldorfer Flughafens.

Dass Tradition und Moderne kein Widerspruch sein müssen, sondern sich ergänzen können, dafür steht die Firma Eduard Fuchs, Dachdeckerei und Bauklempnerei. Den Leitspruch, handwerkliches Können mit modernen Verfahren zu kombinieren, hat Eduard Fuchs auch in seiner internen Organisation beispielhaft umgesetzt.

Früher wurden die Zeiten mit den typischen Wochen- und Stundenzetteln erfasst. Die Mitarbeiter mussten ihre Tagesbaustellen incl. der Stundenaufteilung per Hand schriftlich definieren.

Kompliziert war vor allem die Nachkalkulation der tatsächlichen gearbeiteten Stunden pro Objekt, berichtet Eduard Fuchs. „Es war sehr mühsam, die Stunden dem Bauobjekt sehr genau zuzuordnen. Gerade wenn man viele Kleinreparaturen, viele Kleinsanierungen hat, war die Nachkalkulation sehr aufwendig."Ebenso war die Transparenz für die Endverbraucher in Bezug auf die Lohnstunden-abrechnung problematisch: „Es gab sehr oft Diskussionen, dass die Mitarbeiter nicht so lange da gewesen wären oder es wären nur zwei und nicht drei da gewesen usw..."An dieser Stelle drängte es sich geradezu auf, nach einer praktikablen Lösung zu suchen.

„Wir haben uns einige Anbieter der Zeiterfassung angeschaut, aber Echtzeit Zeitmanagementhatte das erste praktikable System, dass auch für die Mitarbeiter sehr leicht zu handeln ist", betont Eduard Fuchs.

Unproblematische Einführung

Die ECHTZEIT Zeiterfassung im Betrieb einzuführen, gestaltete sich unter diesen Vorzeichen nicht schwierig. „ Ich habe meinen Mitarbeitern dieses System vorgestellt und betont, dass es hierbei nicht um die Kontrolle der Mitarbeiter geht, sondern um Vereinfachung der Arbeitsweisen.", erzählt Eduard Fuchs. Der Deal mit den Mitarbeitern: Nach einer bestimmten Startzeit mussten die Mitarbeiter keine parallelen schriftlichen Stundennachweise mehr schreiben.

Zeitstempel zu setzen ist für die Mitarbeiter von Eduard Fuchs zu einer ganz einfachen Sache geworden. Es wird in nur drei Schritten gebucht, immer in der Reihenfolge Wer (welcher Mitarbeiter, welche Kolonne), Wo (welches Projekt, welche Baustelle) und Was (welche Tätigkeit). Mit der Abschlussbuchung werden die Buchungsdaten auf den Firmenrechner übertragen. „Die Umstellung wurde positiv aufgenommen, weil sowohl jede positive Stunde als auch die unproduktiven Stunden gebucht werden." Das heißt für die Mitarbeiter: sehr gute Transparenz für ihre Lohnabrechnung.Dass ein gewisser Zwang zur Disziplin, einerseits von den Anwendern in den Fahrzeugen, zum zweiten in der internen Verwaltung, notwendig ist, begrüßt Eduard Fuchs.„Wenn man drei oder vier Tage lang nicht gebucht hat und man weiß, wie viel Arbeit das im Nachgang ist, diszipliniert man sich sehr schnell."

Eduard Fuchs lobt, dass das ECHTZEIT -System von der Menüführung und der Begrifflichkeit her sehr einfach zu bedienen ist: „Auch die Möglichkeiten der Voreinstellungen wurden gut durchdacht. Im Falle einer festen Kolonne kann man diese in bereits in den Voreinstellungen definieren, so dass man diese nicht immer wieder neu angeben muss. Ich kann mir nicht vorstellen, dass man das noch einfacher gestalten kann. Man kann mit wenigen Funktionen das erledigen, was man tun muss."

Schnittstellen zu Fremdsystemen

Die Kompatibilität der ECHTZEIT -Software zu allen gängigen Kalkulations- und Lohnprogrammen war auch für Eduard Fuchs ein entscheidender Faktor. Im Timer, der Kontrollstelle der Zeiterfassungssystems erfolgt eine kurze Sichtkontrolle der gebuchten Daten. Dann werden die Daten an TIM übergeben. Dort aus laufen die Daten über eine Schnittstelle in die Nachkalkulation. wird eine Ausgabenschnittstelle übergeben, jede gebuchte Stunde wird automatisch in die passende Kostenstelle gebucht: „Der Punkt der Nachkalkulation wird immer wichtiger, um Transparenz bereits während einer laufenden Baustelle zu haben. Jeden Tag kann ich in Echtzeit schon am Mittag sagen, wie es mit unserem Zeitbudget aussieht: Wo stehe ich heute mit meinen Produktivstunden? Muss ich regulierend eingreifen?"

Das Fazit von Eduard Fuchs: „Die Zeiterfassungslösung von ECHTZEIT bietet eine durchgängige Transparenz durch den gesamten Auftrag, ist einfach zu handeln, sehr transparent für unsere Privatkunden, genau und nachvollziehbar für die Mitarbeiter im Hinblick auf die Lohnstundenabrechnungen, es ist fair und offen und es zwingt den Betrieb zu einem ordentlichen Umgang damit. Die von uns gestellten Anforderungen wurden 1 zu 1 erfüllt."